موضوع المقال

التدبير المادي والمالي للمؤسسات التعليمية العمومية   

مسك السجلات والوثائق وتدبير مهام المساعدين التقنيين بالمؤسسات التعليمية .

                           الجزء الخامس و الأخير.

أولا ـ السجـــــــــــــــــــــــــلات.

ـ 1 ـ الأحكام العامة المتعلقة بالسجلات:

ـ أ ـ  قبل الشروع في استعمال السجلات  وحتى تكتسي صفة الرسمية لابد من اتخاذ الإجراءات التالية :

               ـ تسجيل السجل بالجرد وتدوين رقم الجرد الخاص به في الصفحة الأولى منه.

 ـ ترقيم جميع صفحات السجل من أولها إلى أخرها .

ـ توقيع السيد رئيس المؤسسة في أول وأخر صفحة من السجل بوضع الخاتم.

ـ كتابة العبارة التالية في الصفحة الأولى من السجل :يحتوي هذا السجل ……

على ……صحيفة مرقمة وممضاة في أول وأخر صحيفة من طرفنا نحن…….بصفتي مدير مؤسسة………..

ـ وضع توقيع وإمضاء السيد المدير على العبارة الأخيرة مع الإشارة إلى التاريخ والمدينة.

ـ ب ـ بعد الشروع في استعمال السجلات لابد من الالتزام بالإرشادات التالية :

    ـ تدوين العمليات بالسجل في الوقت والتاريخ المطلوبين دون تأجيل أو تأخير.

    ـ الكتابة بخط واضح مفهوم ومقروء بدون تسرع أوكتابة فوق الكلمات والأرقام.Surcharge

    ـ عدم استعمال  أية أداة  أو مصحح لتصحيح الأخطاء.Correcteur-Blanco- lame

   ـ مراجعة الحسابات والتدقيق في الأرقام وعدم تدوينها بالسجل إلا بعد التأكد من صحتها.

  ـ في حالة وقوع الخطأ يجب وضع سطر أحمر على الرقم أو الكلمة الخطأ ثم كتابة الرقم الصحيح فوق السطر الأحمر وبشكل واضح.مع إضافة العبارة التالية إذا كان ممكنا: أأكد على.. (ألفي درهم ) . مثلا…..je dis bien  (deux mille dirhams)

ـ حصر السجلات بالأرقام والحروف عند نهاية السنة الدراسية و المالية ثم التوقيع عليها من طرف رئيس المؤسسة ومسير المصالح المادية والمالية.

ـ في جميع الأحوال يجب الحفاظ على جمالية السجلات.

ـ مسك المعطيات  في الحاسوب أو أجهزة معلوماتية أخرى والاستغناء عن السجلات غير مسموح به .

ـ ج ـ سحب السجلات من التداول .

ـ تسحب السجلات من التداول بانقضائها أو بعد نهاية العمل بها  أو بعد حلول المدة الزمنية  المحددة لها مثل السجلات الملحقة بالخارجية التي تسحب بتاريخ 31 دجنبر من كل سنة  بالنسبة للتأمين المدرسي وقبل هذا التاريخ بالنسبة لواجب التسجيل والجمعية الرياضية.

ـ  بعد سحب السجلات  يجب الاحتفاظ بها  في الأرشيف وفي مكان أمن .

ـ يحتفظ بالسجلات على الأقل لمدة لا تقل عن عشرة سنوات.

 ـ يجب الإدلاء بهذه السجلات في كل حين وعند الضرورة وكلما طلب منا ذلك من طرف الجهات+ المختصة.

ـ 2 ـ  أنواع السجلات .

يتم تداول مجموعة من السجلات  والوثائق في المؤسسات التعليمية لا يسمح المجال لذكرها جميعا نظرا لتعددها واختلافها وذلك حسب نوع التعليم (ابتدائي ـ ثانوي ـ أقسام تحضيرية) وحسب طريقة صرف الميزانية ( الخارج عن الميزانية ـ الشساعة ـ جمعية دعم مدرسة النجاح) وأخيرا حسب نوعية المؤسسة ( قسم خارجي ـ قسم داخلي ) وسأقتصر في هذا المجال بما هو أساسي ومعمول به في مؤسسات التعليم الثانوي.

      أ ) ـ سجلات المحاسبة المادية.

–    سجلات الجرد خاصة بالخارجية وأخرى بالداخلية.

تسجل فيها المواد والتجهيزات القابلة للجرد كما تم بيانه في المقالات السابقة.

–     سجل محاسبة وتتبع المواد غير قابلة للجرد للخارجية والداخلية.

تسجل فيها المواد والتجهيزات غير قابلة للجرد كما تم بيانه في المقالات السابقة.

–     سجل التخزين الخاص بالداخلية .

  تسجل فيه جميع مداخيل ومخرجات القسم الداخلي المتعلقة بالمواد الغذائية ومواد النظافة ومحتويات هذا السجل يجب أن تتطابق مع عدد الكميات الموجودة  فعليا بالتخزين.

–    دفتر الخازن.

 سجل يمسكه الموظف المسئول عن تتبع وضعية تخزين المواد الغذائية ومواد التنظيف من حيث مداخيل ومخرجات الخزين.

–    دفتر الاستهلاك اليومي.

ـ يمسكه مساعد المقتصد وفيه يتم تسجيل جميع العمليات المتعلقة بالمداخيل والمخرجات اليومية مع تضمين العملية الثمن الفردي لكل مادة على حدة .

ـ هذا السجل يعد بمثابة بوصلة ومؤشر يبين مسار صرف الميزانية من حيث معدل الاستهلاك الفردي ومبلغ الاستهلاك اليومي للتغذية و مجموع المصاريف اليومية انطلاقا من المجامع المتراكمة للاستهلاك ( الخانة 8 ) .

ـ من أجل تتبع وضعية المصاريف يتم مقارنة المعطيات السابقة مع ما تم تقديره في المشروع السنوي لميزانية التغذية تفاديا لكل عجز في الميزانية من جهة و للفائض غير المبرر من جهة أخرى.

ـ يمسك في هذا السجل أيضا مجموع التلاميذ الحاضرين فعليا في المطعم وفي كل وجبة مع مقارنتها بورقة الاتصال اليومي للحارس العام للداخلية التي يصرح فيها بعدد التلاميذ المحتمل حضورهم في الوجبات الغذائية والتي يجب أن يدلي بها مسبقا لدى مصلحة الاقتصاد في اليوم السابق ليوم تحضير الوجبات الغذائية .

ـ ورقة الاتصال اليومي للحارس العام للداخلية تلصق في دفتر الاستهلاك اليومي تفاديا للضياع وسعيا وراء الضبط والتنظيم.

ـ يتم التوقيع على هذا الدفتر في المطعم وبحضور الحارس العام للداخلية وممثل مصلحة الاقتصاد  وذلك بعد إجراء عملية إحصاء التلاميذ الحاضرين فعليا أثناء الوجبة.

 ـ أثناء هذه العملية الأخيرة نجد أنفسنا في حالة عدم التطابق بين العدد المصرح به من طرف الحارس العام للداخلية في ورقة الاتصال اليومي وبين ما هو موجود فعليا بالمطعم أمام حالتين لا ثالثة بينهما.

   ـ الحالة الأولى:  وفيها يكون عدد الحاضرين في المطعم يفوق العدد المقترح في ورقة الحارس العام. في هذه الحالة لا يجوز حرمان العدد الزائد من التلاميذ من الوجبة الغذائية، بل يجب ومن اللازم تمكينهم من الوجبة ولو كانت مختلفة عن تلك المقدمة لزملائهم.ولكن من أجل الضبط وتحديد المسؤوليات لابد من تحرير محضر في الموضوع يوقع من طرف الحارس العام ومسير المصالح المادية والمالية ويشار إلى ذلك أيضا في التقرير اليومي لكلا الطرفين .

في حالة تكرار هذه الحالة أكثر من مرة يرفع تقرير إلى رئيس المؤسسة من طرف مسير المصالح المادية والمالية لاتخاذ الإجراءات القانونية اللازمة.

 ـ الحالة الثانية: وفيها يكون عدد الحاضرين في المطعم أقل من العدد المقترح في ورقة الحارس العام. في هذه الحالة تسترجع المواد القابلة للتوزيع مرة أخرى وتوضع بالخزين ولا يتم تدوين إلا الكمية الحقيقية التي تم إخراجها ويسجل العدد الفعلي للتلاميذ الحاضرين في دفتر الاستهلاك اليومي ويشار إلى هذه الحالة في خانة الملاحظات بنفس الدفتر وفي التقرير اليومي لكلا الطرفين.

أيضا وفي حالة تكرار هذه الحالة أكثر من مرة ومن أجل الضبط وتحديد المسؤوليات يرفع تقرير إلى رئيس المؤسسة من طرف مسير المصالح المادية والمالية لاتخاذ الإجراءات القانونية اللازمة.

          ب ) ـ سجلات التتبع والمراقبة.

       ـ سجل مراقبة الخارج عن الميزانية .

ـ  تدون فيه  لوائح التلاميذ الأولية وتدرج فيه أسماء التلاميذ المؤدون لواجبات التسجيل ثم إجراء عملية التتبع والتأكد من أداء جميع التلاميذ لواجباتهم.

ـ تدون فيه لوائح التلاميذ غير الملتحقين، المنقطعين، المغادرين والوافدين على المؤسسة.

       ـ سجل مراقبة الداخلية .

ـ تدون فيه لوائح التلاميذ الممنوحين والمؤدون قصد التتبع و المراقبة.

ـ حاليا عدد كبير من المؤسسات لا تمسك هذا السجل نظرا لتغير مسطرة صرف المنح .

   ج ) ـ سجلات المحاسبة المالية.

       ـ سجل الإيصالات العام .

يسجل فيه جميع مداخيل المؤسسة المتعلقة بحساب الخارج عن الميزانية و حساب ذخائر التلاميذ الداخليين وحساب الرصيد الاحتياطي.

     ـ السجلات الملحقة :

 وهي سجلات ملحقة بالسجل العام للخارجية وفيها يتم تدوين واجبات التسجيل وتسحب من التداول عند حلول 31 دجنبر من كل سنة بالنسبة للتأمين المدرسي وقبل هذا التاريخ بالنسبة لواجب التسجيل والجمعية الرياضية كما يتم تقطيع الإيصالات غير المستعملة في النصف حرصا على عدم استعمالها بعد ذلك.

      ـ سجل مداخيل الخارج عن الميزانية.

 تسجل فيه المداخيل الخاصة بالخارجية وفي الخانات  المناسبة وهي المصاريف الإضافية، التأمين المدرسي ،الجمعية الرياضية، الخزانة الأدبية ، ضمانات المعمل والمداخيل المختلفة.

      ـ سجل مصاريف الخارج عن الميزانية.

 تسجل فيه مصاريف الخارجية وفي أحد الخانات المذكورة أعلاه حسب ما تتطلب العملية.

     ـ سجل مداخيل الذخائر.

تسجل فيه المبالغ المالية المحصل عليها من ضمانات التلاميذ الداخليين التي تدفع في بداية السنة وترجع في أخر السنة إذا لم يتم تسجيل الائتلافات.

      ـ سجل مصاريف الذخائر .

تسجل فيه تلك المبالغ المالية المرجعة للتلاميذ الداخليين. غير أنه لا يتم تسليم مبلغ الضمانة إلا بعد نهاية الدراسة بالقسم الخارجي وبعد الإدلاء بورقة من الحارس العام للداخلية تفيد بأن التلميذ غير مطالب بأداء أية مستحقات .

 لا يتم الاقتطاع من الضمانة إلا بعد ثبوت تسبب التلميذ بالإتلاف العمد للممتلكات وبإقرار مكتوب من الحارس العام للداخلية.

غير أن الاقتطاع الجماعي للضمانات لا يتم إلا بموجب قرار من مجلس تدبير المؤسسة. وفي حالة إقرار الاقتطاع من الضمانة يتم تحرير شهادة نفقة ترتيبية في سجل مصاريف الذخائر ثم يتم تحرير شهادة مدخول ترتيبي في خانة المداخيل المختلفة تنزيل الإتلاف dégradation  في حساب مداخيل الخارج عن الميزانية.

ـ سجل مداخيل ومصاريف الرصيد الاحتياطي.

تجمدت حسابات هذا الرصيد منذ السنة المالية 2002 حيث تم استبدال النظام القديم المعتمد في تدبير المنح بنظام جديد لا يسمح بتغذية أو تداول حساب الرصيد الاحتياطي مرة أخرى.

لهذه الأسباب يلزم تصفية هذا الحساب بالنسبة للمؤسسات التي تعرف الفائض كما يجب معالجة وضعية العجز المسجل في هذا الحساب بالنسبة لمؤسسات أخرى.

      ـ سجل الصندوق .

فيه تدون مداخيل ومصاريف المؤسسة وبالتالي الحصول على الوضعية المالية اليومية لها. ويدرج فيه أيضا المبالغ المتوفرة بالحساب البريدي الجاري للمؤسسة والمبالغ النقدية من أوراق مالية وقطع نقدية ثم الطوابع البريدية وتسبيقات وقيم  الصندوق .

وحسب المذكرة رقم 129 بتاريخ 19 نونبر 1987 فان  السيد المدير ملزم  بإجراء مراقبته على الصندوق مرة واحدة على الأقل في كل شهر وعليه أن يثبت مراقبته هذه بالتوقيع على السجلات.ويتعين عليه أيضا أن يشعر المديرية الإقليمية في الحين بما يمكن أن يلاحظ من خلل أو سوء تدبير حتى تعمل على اتخاذ الإجراءات اللازمة في إبانها.

 ـ  سجل الحساب البريدي .

عبارة عن سجل يشتمل على مداخيل هذا الحساب ويرمز إليها باللون الأبيض ومصاريف نفس الحساب ويرمز إليها باللون البني أو الوردي.

وفيه يتم تدوين جميع العمليات المنجزة في هذا الحساب من أداء، تحويل، تغذية الحساب بالأموال والسحب.

لا يجوز السحب من الحساب إلا بإذن مكتوب وموقع من طرف رئيس المؤسسة.

من اجل تتبع وضعية الحساب يجب طرح مبلغ المصاريف من المداخيل على أساس أن يكون المبلغ المحصل عليه يساوي الرصيد المتوفر في أخر كشف للحساب البريدي.

ثانيا ـ الوثائــــــــــــــــــــــــــــق.

ـ 1 ـ  الوثائق الدورية  للمحاسبة المالية .

ـ تنظمها المذكرة الوزارية رقم 25 بتاريخ 4 مارس 1996.

 ـ يتعلق الأمر بمجموعة من الوثائق كانت ترسل بشكل دوري إلى الجهة المختصة بالمراقبة والتتبع على الصعيد الجهوي ممثلة في المفتشية الجهوية للاقتصاد سابقا و في قسم الاقتصاد والشؤون الاجتماعية بالوزارة على الصعيد المركزي.

ـ وبعد إعادة هيكلة الوزارة وحذف قسم الاقتصاد وعدم العمل بالمفتشيات الجهوية للاقتصاد بقيت هذه الوثائق في حالة انجازها من طرف المسيرين حبيسة مكاتب الاقتصاد.

ـ مجموعة من الوثائق تتعلق بالداخلية  لم يعد من الممكن انجازها نظرا لتغير أسلوب تدبير الداخليات والمطاعم المدرسية ابتداء من السنة المالية 2002 .و تبقى الوثائق المعمول بها حاليا تنحصر في الوثائق المرتبطة بالقسم الخارجي.

ـ بموجب هذه المذكرة تحصر الحسابات السنوية بتاريخ 30 يونيو مع ترتيب الدورات على الشكل التالي:

·       الدورة التمهيدية : وتبتدئ من فاتح يوليو إلى 15 شتنبر.

·       الدورة الأولى   : وتبتدئ من 16 شتنبر إلى 31 دجنبر .

·       الدورة الثانية    : وتبتدئ من فاتح يناير إلى 31 مارس .

·       الدورة الثالثة    : وتبتدئ من فاتح أبريل إلى 30 يونيه .

ـ يمكن التمييز في هذه الوثائق بين الوثائق الدورية والوثائق السنوية .

                             ـ   أ ـ  الوثائق الدورية

·       البيان الدوري لنفقات الخارج عن الميزانية.

·       وثائق الإثبات الأصلية لنفقات الخارج عن الميزانية .

·       البيان الدوري لنفقات حساب الذخائر.

·       وثائق الإثبات الأصلية لنفقات حساب الذخائر.

·       البيان الدوري لنفقات الرصيد الاحتياطي .

·       وثائق الإثبات الأصلية لنفقات الرصيد الاحتياطي .

·       وضعية الصندوق .

·       أخر كشف للحساب البريدي الجاري للمؤسسة.

             ـ ب ـ  الوثائق السنوية

·       البيان السنوي الإجمالي لنفقات الخارج عن الميزانية يرمز إليه باللون الأزرق.

·       وثائق الإثبات الأصلية لنفقات الخارج عن الميزانية .

·       الباقي أداؤه واستخلاصه من حساب الخارج عن الميزانية.

·       وضعية حساب الرصيد الاحتياطي.

·       وثائق الإثبات الأصلية لنفقات الرصيد الاحتياطي .

·       وضعية حساب الذخائر.

·       وثائق الإثبات الأصلية لنفقات الذخائر.

·       وضعية الصندوق.

·       كشف للحساب البريدي الجاري .

·       التقرير السنوي للتسيير يبين الاكراهات والمنجزات والتوصيات.

ـ 2 ـ بيانات مصاريف المنح .

ـ تنظمها المذكرة الوزارية رقم 50 بتاريخ 19 فبراير1983.

ـ تدون فيها جميع البيانات المتعلقة بالتلاميذ الممنوحين منحة كاملة، ونصف منحة ووجبة غذاء ثم بتاريخ الاستحقاق وبالمبالغ المستحقة.

ـ تعبأ في 5 نسخ يضعها الحارس العام للداخلية بتعاون وتنسيق مع رئيس المصالح المادية والمالية .

ـ بعد الانتهاء من إعداد هذه البيانات توقع من طرف كل من رئيس المؤسسة ورئيس المصالح المادية والمالية وتوجه بعد ذلك إلى المصالح المختصة بالمديرية الإقليمية في التاريخ والآجال المحددين.

ـ 3 ـ التقــاريــــــــــــــــــر.

هنالك العديد من التقارير ونذكر منها :

·       التقارير اليومية الخاصة بالقسمين الداخلي والخارجي والتي تبين الوضعية الحالية للمؤسسة من حيث الغياب والزيارات، الائتلافات والمنجزات ثم حالة النظافة والتغذية والاقتراحات وكل ما له علاقة بالتدبير المادي والمالي للمؤسسة.

·       التقرير الأولي عند بداية كل موسم دراسي يبين الظروف التي تمت فيها عملية الدخول المدرسي في الجانب المتعلق بالمصالح المادية والمالية. فيه يتم الإشارة إلى  الترتيبات التي تم القيام بها من اجل  استقبال التلاميذ وانطلاق الدراسة  في الوقت المحدد لها والى عملية التسجيل وإعادة تسجيل التلاميذ الخارجيين والداخليين والى نسبة العدد المسجل منهم إلى حدود تاريخ انجاز التقرير.

·       تقرير يشمل محضر الاجتماع الأول لمجلس تدبير المؤسسة ويتم الإشارة فيه إلى الجانب المتعلق بالمصالح المادية والمالية من مشاكل واكراهات وتوصيات.

·       التقرير السنوي للتسيير. وفيه يتم الإشارة إلى المشاكل و الاكراهات التي اعترضت التسيير طيلة الموسم الدراسي مع تضمينه الاقتراحات والتوصيات الكفيلة بتجاوزها ثم التوقعات من الحاجيات.

ـ 4 ـ مشروع ميزانية التغذية.

 ـ  مشروع الميزانية يوضع لمدة سنة مالية يتم  فيه تقدير المداخيل والمصاريف.

ـ مشروع الميزانية إطار منهجي و آلية عملية ضرورية لتنظيم وتفعيل مختلف الإجراءات التدبيرية والمالية داخل المؤسسة  والارتقاء بجودة الخدمات  فيها .

ـ يجب إدخال التعديلات على مشروع الميزانية في حالة وجود متغيرات وكلما طرأ تغيير في أحد العناصر والمؤشرات المعتمدة في وضع هذا المشروع مثل ارتفاع أو تقلص في أعداد الممنوحين أوفي عدد أيام الإطعام .

ـ يجب مراعاة النقط التالية أثناء إعداد محتويات مشروع ميزانية التغذية:

·       تحديد مجموع المستفيدين بجميع أصنافهم ( منحة كاملة ـ نصف منحة ـ وجبة غذاء ـ مؤدون ـ متممون )

·       ضبط عدد أيام الإطعام مع الأخذ بعين الاعتبار مجموع العطل المدرسية بما فيها العطلة التي تعادل أو تفوق 3 أيام حيث يتوقف فيها الإطعام وفق ما تشير إليه المذكرة الوزارية رقم 270 بتاريخ 22 دجنبر 1969 . ( الآن أصبح عدد أيام الإطعام مفروضا مسبقا على مستوى أكاديمية جهة الشرق)

·       احتساب المبلغ اليومي للتغذية بقسمة مجموع المداخيل السنوية على مجموع عدد أيام الإطعام خلال السنة والحاصل هو المبلغ اليومي للاستهلاك الذي ينبغي عدم تجاوزه .

·       يجب وضع تقديرات سليمة وواقعية أثناء إعداد مشروع الميزانية .

 ـ 5ـ محاضر تسليم المهام.

  ـ وفق المذكرة الوزارية رقم 25 بتاريخ 4 مارس 1996، فانه يتعين تسليم مهام المصالح الاقتصادية ابتداء من فاتح يوليو حسب جدول زمني محدد تحت إشراف مفتش المصالح المادية والمالية ضمانا لانطلاق الموسم الدراسي في أحسن الأحوال.

ـ بمجرد الإعلان عن نتائج الحركة الانتقالية يتعين على مسيري المصالح المادية والمالية الذين تم انتقالهم إلى مؤسسات أخرى أن يقوموا بما يلي:

–    اتخاذ الترتيبات اللازمة لجرد جميع التجهيزات والمعدات الموضوعة رهن إشارة المؤسسة وتصفية الحسابات بهدف انجاز محضر تسليم المهام.

–    أن يشفعوا محضر تسليم المهام إلى خلفهم بنسخة من النتائج المالية تحقيقا للأغراض المتوخاة من هذا الإجراء.

                        ثالثا : المساعدين التقنيين.

ـ فيما يتعلق بكيفية توزيع الأعوان سابقا أي المساعدين التقنيين حاليا داخل المؤسسات التعليمية العمومية، فان المرسوم رقم 113. 7 .2 بتاريخ 1972 بمثابة النظام الأساسي بمؤسسات التعليم الثانوي يحددها في فصله التاسع على الشكل التالي:

·       أعوان القسم الداخلي: عون واحد لكل فريق من التلاميذ يضم 20.(40 تلميذ وجبة غذاء يشكل فريق من 20 تلميذ)

·       أعوان القسم الخارجي: عون واحد لكل مجموعة 8 حجرات.

ـ أما بالنسبة لتحديد المهام المسندة للمساعدين التقنيين العاملين بوزارة التربية الوطنية فينظمها قرار الوزير المنتدب لدى رئيس الحكومة المكلف بالوظيفة العمومية وتحديث الإدارة رقم 13 .978 بتاريخ 14 فبراير 2013 في المادة الأولى على الشكل التالي:

–    الخدمات الإدارية.

–    الحراسة.

–    التنظيف.

–    الصيانة.

–    البستنة .

–    البريد.

–    الطبخ والإطعام بالداخلية والمطاعم المدرسية .

–    السياقة .

ـ وفي الأخير تجدر الإشارة إلى أن المذكرة 195 بتاريخ 8 أكتوبر 1982 تحدد عدد حراس الداخلية فيما يلي:

       أ  = عدد المراقد   ÷ 2

      ب = عدد التلاميذ الداخليين ÷ 35

      ج = عدد التلاميذ المستفيدون من وجبة الغداء ÷ 70

و مجموع أ + ب +ج يساوي عدد حراس الداخلية.

ـ تسند مهمة حارس الداخلية للتلاميذ المستحقين والمحتاجين غير الممنوحون وفي حالة عدم وجود تلاميذ لا تتوفر فيهم الشروط المطلوبة تسند المهمة للموظفين التابعين لوزارة التربية الوطنية .

انتهى العرض  الخاص بالتدبير المادي والمالي للمؤسسات التعليمية العمومية

شكرا على تتبعكم و سعة صبركم.

      وشكرا خاص لكل من علق على هذه المقالات والى فرصة قادمة إن شاء الله.

  ومن يعمل يخطأ و يستفيد و يفيد و أما من لا يعمل فلا يخطأ ولا يستفيد ولا يفيد.

                  عبد الجبار عبد الجليل.